develogic kv
 

Wyzwanie

Celem projektu było wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwoli na organizację procesu obiegu dokumentów, ich przechowywania oraz monitorowania procesu ich przygotowywania. Do zadań Develogic należało także uwzględnienie podczas wdrożenia procesu zarządzania kosztami inwestycji oraz obiegu faktur budowlanych, które miały być automatycznie księgowane w systemie Finansowo-Ksiegowym P.B. Start.
Obieg dokumentów jest ściśle powiązany z wydzielonym modułem do gromadzenia i zarządzania dokumentacją inwestycji oraz powiązanymi z dokumentacją sprawami i zadaniami. Zastosowanie repozytorium dokumentów pozwala także na łatwe wyszukiwanie dokumentów ze względu na dowolny opisujący je atrybut. Wielojęzyczność, zdalny dostęp do systemu z dowolnego urządzenia wyposażonego w przeglądarkę www zapewnia użyteczność dla wszystkich użytkowników niezależnie od ich aktualnej lokalizacji

 

Rozwiazania

Start
PB Start to firma rodzinna, z ponad 30 letnim doświadczeniem, należąca do czołówki krakowskich firm deweloperskich.
Start
Sytuacja wyjściowa

Firma realizuje swoje inwestycje głównie w Krakowie i jego okolicach. Z każdym rokiem spółka konsekwentnie powiększa swój dorobek inwestycyjny i grono zadowolonych ze współpracy Klientów.

Spółka prowadzi kompleksową obsługę inwestycji od zakupu nieruchomości, poprzez obsługę prawną, projektowanie, realizację, aż do pozyskania Klientów. Deweloper dysponuje własnym Biurem Projektów, Sprzedaży Mieszkań oraz potencjałem wykonawczym.

Deweloper zrealizował do tej pory ponad 20 inwestycji z czego należy wymienić 4 inwestycje znajdujące się obecnie w sprzedaży:

  • Start City
  • Twoje M
  • Słoneczne Wzgórze
  • Apartamenty Pasternik

PB Start od 2007 roku korzysta z modułu Develogic Sprzedaż i Finanse oraz Integrator ERP. Moduł jest zintegrowany także ze stroną internetową wszystkich inwestycji spółki, dzięki czemu informacje o ofercie są automatycznie aktualizowane na podstawie danych z modułu Sprzedaż i Finanse.

Z uwagi na stale wzrastające potrzeby wykorzystywania nowych technologii do zarządzania informacją i projektami, została podjęta decyzja o wdrożeniu dedykowanego rozwiązania Develogic, którego zadaniem miało być usprawnienie realizacji procesów związanych z planowaniem, śledzeniem i weryfikacją realizacji inwestycji deweloperskich. Szczególny nacisk położono na kwestie związane z zarządzaniem dokumentacją związaną z realizowanymi projektami (budowlaną) a także zarządzaniem zadaniami, monitorowaniem poziomu ich realizacji z podziałem na osoby odpowiedzialne. Zarząd spółki podjął decyzję o zastąpieniu obecnie wykorzystywanego rozwiązania opartego o Microsoft SharePoint modułem Develogic Workflow i Zarządzanie dokumentacją inwestycji.

Firma może poszczycić się długą listą inwestycji, które zostały zrealizowane z sukcesem i co najważniejsze w planowanym terminie.

Deweloper był wielokrotnie nagradzany i wyróżniany w licznych rankingach. PB Start zostało między innymi wyróżnione w roku 2011 i 2012 w rankingu Diamenty Forbes. Spółka jest również członkiem Stowarzyszenia Budowniczych Domów i Mieszkań.

Wdrożone moduły (i narzędzia)
Moduł Workflow i zarządzanie dokumentacją inwestycji w zakresie:
  • Aktualności firmowe
  • Tablica ogłoszeń
  • Ankiety firmowe
  • Repozytorium dokumentów
  • Korespondencja przychodząca
  • Korespondencja wychodząca
  • Faktury zakupowe
  • Wnioski urlopowe
  • Kartoteki Inwestycji
  • Kartoteki Etapu
  • Zarządzanie sprawami
  • Zarządzanie zadaniami
  • Przypomnienia i alerty (email,sms)
Moduł Integrator ERP w zakresie:
  • synchronizacja kontrahentów,
  • księgowanie faktur po zakończonej dekretacji do systemu Finansowo-Księgowego,
  • pobieranie z systemu Finansowo-Księgowego informacji o wykonanych płatnościach do systemu Workflow
  • generowanie gotowych zestawień do wykonywania przelewów dla systemów transakcyjnych banku.
 

Korzyści

P.B. Start dzięki wdrożeniu uzyskał jedno rozwiązanie, który wspiera zarówno proces związany z realizacją inwestycji (zarządzanie dokumentacją budowlaną, korespondencją z partnerami i kontrahentami, zarządzanie kosztami) jak i proces sprzedaży mieszkań.

Start
 
Wdrożenie systemu pozwoliło na:
  • uporządkowanie i organizację obiegu dokumentów, w tym wielopoziomowej weryfikacji i akceptacji wprowadzanych dokumentów,
  • przyspieszenie procesu przygotowania i zatwierdzania dokumentów (np. opracowywania kontraktów i ofert),
  • elastyczne zarządzanie całą dokumentacją budowlaną,
  • umożliwienie odnalezienia dowolnego dokumentu i dokumentów związanych z określonym tematem, kontrahentem, itp. rozszerzając standardowe możliwości wyszukiwania systemowego o funkcję OCR w plikach graficznych.
  • umożliwienie ewidencjonowania, przydzielania i monitowania spraw i zadań związanych z realizacją projektu inwestycyjnego.
  • Zaawansowaną kontrolę kosztów realizacji inwestycji i realizacji kontraktów budowlanych oraz umów z kontrahentami,
  • automatyzację procesu dekretacji i księgowania faktur kosztowych w systemie Finansowo-Księgowym.
 

Zobacz inne case studies

Poniżej przedstawiamy wybrane case study zawierające informacje o przebiegu wdrożenia systemu Develogic u naszych klientów.