develogic kv
 

Wyzwanie

  • Jednym z założenień było uporządkowanie i organizacja obiegu dokumentów, w tym wielopoziomowej weryfikacji i akceptacji faktur oraz tworzenia umów i innych dokumentów wewnętrznych. Wszystkie te obiegi musiały uwzględniać poziomy akceptacji zależne od spółki, inwestycji, etapu i rodzaju rozpisywanych kosztów.
  • Pozostałe założenia obejmowały usystematyzowanie i obsługę całego procesu sprzedaży mieszkań, rozliczeń umów oraz obsługi posprzedażowej w tym także serwisowej oraz umożliwienie generowania przekrojowych raportów dotyczących sprzedaży mieszkań. W związku z dynamicznym rozwojem spółki jednym z wyzwań było ograniczenie czasu związanego z rozliczaniem finansowym kontraktów.
  • Dodatkowym celem było umożliwienie śledzenia wszystkich dokumentów i uzyskania szczegółowych raportów dotyczących przebiegu spraw.
 

Rozwiazania

Robyg
ROBYG S. A. to firma deweloperska, która zajmuje się sprzedażą mieszkań i apartamentów wysokiej jakości.
Robyg
Sytuacja wyjściowa

Pierwszy projekt firmy rozpoczął się 2000 r. wraz z realizacją inwestycji warszawski Dom na Ursynowie. Jego sukces przyczynił się do rozpoznawalności marki oraz dał możliwość na rozwój firmy poprzez budowę kolejnych mieszkań i apartamentów: Szczęśliwy Dom na Ochocie, Nowa Rezydencja Królowej Marysieńki i Osiedle Zdrowa w Miasteczku Wilanów, City Apartments na Żoliborzu. Wszystkie projekty ROBYG charakteryzują się starannością, wysoką jakością oraz tym, że zlokalizowane są w atrakcyjnych miejscach.

ROBYG S. A. jest spółką notowaną na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie. Jako najcenniejszy kapitał firmy wymieniane jest zaufanie inwestorów oraz klientów.

Obecnie firma posiada w Polsce 6 biur sprzedaży – 3 w Warszawie (Żoliborz, Bemowa i Wilanów) oraz 3 w Gdańsku (Morena, Przymorze i Jasień).

Aktywność spółki na rynku warszawskim spowodowało poszerzenie oferty o kolejne miasta.

Wdrożone moduły (i narzędzia)
Moduł Develogic Sprzedaż w zakresie:
  • zarządzanie klientami
  • zarządzanie całą ofertą lokali będących w sprzedaży
  • zarządzanie cennikami i promocjami
  • zarządzanie umowami i harmonogramami,
  • zarządzanie rozliczeniami
  • zarządzanie fakturami
  • Panel klienta
  • zarządzanie zgłoszeniami usterkowymi
  • integracja z systemem Forte
  • integracja ze stronami www oraz portalami branżowymi
Moduł Workflow i zarządzanie dokumentacją inwestycji w zakresie:
  • Korespondencja przychodząca
  • Korespondencja wychodząca
  • Faktury kosztowe
  • Faktury budowlane
  • Faktury płacowe
  • Rejestr umów kosztowych
  • Rejestr umów budowlanych wraz z aneksami
  • Zwolnienie kaucji gwarancyjnej
Moduł Raporty i Analizy w zakresie:
  • raportów dedykowanych z systemu CRM Deweloper wraz z wykresami, kokpitami menadżerskimi i analizami typu drilldown
 

Korzyści

Robyg
 
  • Ujęcie całego procesu sprzedaży mieszkań dla wszystkich inwestycji w jednym systemie informatycznym zarządzającym sprzedażą lokali
  • Skrócenie czasu związanego z obsługą klientów, sprzedażą, procesem przygotowywania i rozliczania umów, obsługą serwisową,
  • Otrzymanie zaawansowanych zestawów raportów i wskaźników prezentujących danych ze wszystkich spółek celowych i inwestycji w jednym miejscu.
  • Zastąpienie faktur tradycyjnych fakturami elektronicznymi dzięki zastosowaniu Panelu Klienta
  • Udostępnienie klientom nowoczesnego kanału komunikacji z deweloperem automatycznie prezentującego informacje o lokalach zakupionych przez klienta, harmonogramy umów przypominającego o zbliżających się terminach płatności (sms,email), umożliwiającego pobranie elektronicznej faktury, prowadzenia korespondencji z poziomu portalu z pracownikami biura obsługi klienta Robyg czy też informowania o ważnych zdarzeniach związanych z inwestycją.
  • Kilkukrotne skrócenie czasu potrzebnego na rejestrowanie wpłat, rozliczanie sald umów i wystawianie faktur, wyeliminowanie dwukrotnego wprowadzania danych finansowych w systemach księgowych, zautomatyzowanie całego procesu rozliczania dzięki pełnej integracji Develogic Sprzedaż i Finanse z systemem Forte (synchronizacja klientów, automatyczny import wpłat, synchronizacja rozrachunków, integracja i księgowanie faktur sprzedażowych z modułu Develogic do systemu Forte)
  • Zautomatyzowanie procesu zakładania kontrahentów i rozrachunków w systemie Forte na podstawie danych sprzedażowych (integracja)
  • Skrócenie czasu akceptacji dokumentów, eliminacja papierowego obiegu faktur oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej w firmie.
  • Dzięki wdrożonemu rejestrowi umów budowlanych wszystkie faktury wiązane z umowami są sumowane i pozwalają osobom akceptującym na kontrolę poziomu wykonalności umów i zgodności faktur z warunkami umowy.
  • Automatyczne uwzględnienie kaucji gwarancyjnych i dodatkowych obciążeń w rejestrowanych fakturach budowlanych na podstawie umowy głównej.
  • Uzyskanie pełnej kontroli faktur kosztowych i budowlanych w odniesieniu do parametrów podpisanych umów (budżetów).
 

Zobacz inne case studies

Poniżej przedstawiamy wybrane case study zawierające informacje o przebiegu wdrożenia systemu Develogic u naszych klientów.