develogic kv

Develogic

 

BudżetowanieBudżetowanie

Moduł Develogic Budżetowanie to dedykowane i kompleksowe oprogramowanie dla firm deweloperskich i firm budowlanych, wspierające cały proces budżetowania projektu inwestycyjnego, począwszy od studium wykonalności, przez jego uszczegółowienie w momencie planowania budżetu, na etapie realizacji, aż po rozliczenie i weryfikację odchyleń od planu.

Moduł pozwala również na gromadzenie dokumentów, umów, faktur i płatności oraz ich bieżącą kontrolę w odniesieniu do poszczególnych linii budżetowych, wraz ze śledzeniem wskaźników takich jak IRR, ROE, NPV, Capex.

Rozbudowane mechanizmy łączenia poszczególnych budżetów cząstkowych w budżety zbiorcze i projekty pozwalają na zarządzanie wszystkimi przedsięwzięciami w jednym systemie oraz na analizowanie danych od najbardziej ogólnych do najbardziej szczegółowych.

W połączeniu z modułem Develogic Workflow uzyskujemy automatyzację w obszarze zasilania budżetów wartościami z umów i faktur, które pojawiły się w ramach obiegu zadań i dokumentów. Pozwala nam to wyeliminować podwójne wprowadzanie dokumentów kosztowych i skraca czas potrzebny na aktualizację danych w budżetach nawet o kilkanaście dni.

Zarządzanie budżetami, kosztami i projektami
 
budzetowanie
 

Proces realizacji inwestycji

Budżetowanie

Funkcjonalności modułu Budżetowanie Develogic

Studium Wykonalności i Planowanie

Funkcjonalność ta dotyczy początku procesu związanego z wprowadzeniem projektu czy inwestycji do budżetowania. Elastyczne zarządzanie projektami i budżetami jest możliwe dzięki pulpitowi menadżerskiemu. Umożliwia on zbiorcze spojrzenie na wszystkie te projekty, które są aktywne i których budżety są prowadzone w systemie. Na jednym ekranie pojawiają się więc najważniejsze informacje o etapie realizacji inwestycji, statusie budżetu, procencie zaawansowania prac oraz wszystkich innych zadaniach i dokumentach związanych z poszczególnymi budżetami i liniami budżetowymi.

W ramach Studium Wykonalności i Planowania możliwe jest zarządzanie budżetami podstawowymi (najniższy poziom) oraz tworzenie tzw. budżetów zbiorczych. Każdy budżet podstawowy składa się z pozycji głównych oraz pozycji szczegółowych z podziałem na odpowiadające każdej linii kody budżetowe. W ramach budżetu użytkownik może go dowolnie uszczegóławiać, np. dodając określoną liczbę pozycji (linii) głównych oraz podpozycji do pozycji nadrzędnych. Moduł umożliwia zarówno zarządzanie kosztami, jak i wspomnianymi budżetami podstawowymi. Do wydzielonego projektu związanego z inwestycją mamy także możliwość przyporządkowania budżetów podstawowych poszczególnych etapów inwestycji. Rozwiązanie pozwala także na tworzenie budżetów nadrzędnych (tzw. zbiorczych), na które mogą składać się poszczególne budżety podstawowe lub wybrane linie z budżetów podstawowych. Budżet zbiorczy pozwala na zebranie informacji ze wszystkich etapów realizacji inwestycji w jednym miejscu celem jej przekrojowego śledzenia i rozliczenia projektu.

Zatwierdzenie wersji budżetu z etapu Studium Wykonalności umożliwia rozpoczęcie procesu przygotowania budżetu dla statusu Planowanie. Na tym etapie wartości linii ustalone w Studium Wykonalności są zerowane, a użytkownicy odpowiedzialni za przygotowanie dokładnego budżetu określają go na podstawie ofert i kalkulacji zebranych od kontrahentów.

Po zakończonym etapie planowania budżet może zostać nadpisany budżetem ze Studium Wykonalności i przekazany do fazy Realizacji lub zatwierdzony jako obowiązujący i przekazany do etapu Realizacji.

Podstawowe funkcjonalności:
  • Tworzenie nowych projektów agregujących budżety, zadania, dokumenty itp. (definiowanie kategorii budżetu, etapu inwestycji, budynku, powierzchni całkowitej, powierzchni użytkowej, rozliczeń z najemcami, statusu budżetu itp.),
  • Obsługa budżetów podstawowych oraz budżetów zbiorczych,
  • Obsługa budżetów Generalnego Wykonawcy, Inwestora, Najemców itp.,
  • Elastyczne mechanizmy łączenia budżetów lub poszczególnych linii budżetowych,
  • Definiowanie roli Generalnego Wykonawcy (np. czy refakturuje on faktury od podwykonawców),
  • Wiązanie z budżetem innej spółki z grupy kapitałowej (np. koszt w jednym budżecie jest jednocześnie przychodem w innym budżecie),
  • Zarządzanie wersjami budżetu dla każdego z etapów (zmiany w budżecie, sprawdzanie różnic, zmiana statusu),
  • Szablony – możliwość zapisania struktury utworzonego budżetu jako szablonu do wykorzystania przy automatycznym tworzeniu struktury kosztów dla kolejnych budżetów,
  • Kopiowanie budżetów, łączenie budżetów, sumowanie, odejmowanie, mnożenie poszczególnych linii budżetowych z budżetów cząstkowych podczas tworzenia budżetu głównego:
    • ręcznie za pomocą opcji – „dodaj linię”,
    • na podstawie szablonu – „dodaj linię z szablonu” – importowana jest wówczas struktura linii budżetowej z szablonu wraz z domyślnym % sumy zaplanowanej dla każdej z linii,
    • na podstawie innego budżetu – „zaimportuj z innego budżetu” – importowana jest wówczas struktura linii z innego budżetu wraz z wprowadzonymi wartościami,
    • z pliku Excel – importowana jest struktura i wartości – nie są brane pod uwagę wyliczenia linii podrzędnych,
    • automatyczna aktualizacja procentów sumy zaplanowanej oraz wartości linii na podstawie wartości wszystkich umów, które zostały przypisane do linii budżetowej,
  • Automatyczne wyliczanie parametrów takich jak zł/PUM, procent sumy zaplanowanej, wyliczanie luki finansowej,
  • Wersjonowanie budżetów dla fazy Studium Wykonalności i Planowania,
  • Proces przekazania i uszczegółowienia budżetu ze Studium Wykonalności na etapie Planowania,
  • Etap Planowania – uszczegóławianie pozycji budżetowych w oparciu o kalkulacje i oferty zebrane od Wykonawców i Dostawców materiałów, usług itp.
  • Akceptacja Planu Budżetu – proces umożliwiający wersjonowanie budżetów dla planu i studium wraz z procesem akceptacji ostatecznej wersji do Realizacji,
  • Odchylenia od Studium Wykonalności – moduł w przejrzysty i intuicyjny sposób umożliwia weryfikację odchyleń planowanego budżetu od Studium Wykonalności (dowolnej wersji planu i studium),
  • Zarządzanie dokumentami i zadaniami – na każdym etapie istnieje możliwość powiązania dokumentu (np. oferty, kosztorysy, schematy) z dowolną pozycją budżetową,
  • Harmonogram kosztów i finansowania – możliwość zaplanowania kosztów i planowanych źródeł finansowania w czasie trwania projektu,
  • Kamienie milowe – definiowanie kamieni milowych związanych z kredytowaniem inwestycji przez bank,
  • Przekazanie do Realizacji – w momencie zatwierdzenia budżetu po etapie Planowania, zostaje on przekazany do etapu Realizacji, aktywując przypisywanie umów i faktur kosztowych do budżetów,
  • Zarządzanie uprawnieniami do projektów, budżetów, etapów budżetowania i linii budżetowych.
Realizacja i Rozliczenie

Po zakończeniu etapu Planowania, zatwierdzony budżet jest przekazywany w systemie do fazy Realizacji. Na tym etapie dla każdego budżetu możliwe jest śledzenie stopnia realizacji projektu pod kątem podpisanych umów oraz otrzymanych faktur, kontrola terminów realizacji wynikających z umów i harmonogramów, rejestracja dokumentów czy też analiza najmowanych powierzchni. Każda linia budżetowa może zostać powiązana z umową i fakturą kosztową a także dokumentem i zadaniem. Każdy wprowadzony dokument wpływa na wykonanie kwotowe i procentowe poszczególnej linii budżetowej, budżetu i całego projektu, umożliwiając tym samym szczegółową analizę wykonania budżetu i kontrolę kosztów.

Dzięki temu moduł ten jest zarówno świetnym oprogramowaniem dla budownictwa jak i generalnych wykonawców oraz deweloperów.

W powiązaniu z modułem Develogic Workflow, budżety mogą być automatycznie aktualizowane na podstawie procesów weryfikacji i dekretacji umów i faktur budowlanych, które po zakończonym procesie są automatycznie wiązane z liniami budżetowymi w module Develogic Budżetowanie. Wykorzystanie do zasilania budżetów modułu Develogic Workflow znacząco skraca czas potrzebny na zaktualizowanie danych w budżetach, eliminuje wielokrotne ręczne wprowadzanie tych samych danych, ograniczając jednocześnie ryzyko popełnienia błędów. Dzięki mobilnemu rozwiązaniu do wprowadzania i OCR-owania faktur, dokumenty kosztowe mogą zaktualizować budżety już w kilka minut po ich wprowadzeniu na placu budowy. Alert o ewentualnym przekroczeniu wartości umowy zostanie natychmiast wysłany do kierownika budowy lub menadżera kosztu/inwestycji.

W zależności od posiadanych uprawnień użytkownik może dokonywać analizy na każdym poziomie szczegółowości, rozpoczynając od budżetu zbiorczego, poprzez budżety cząstkowe, nadrzędne linie budżetowe, aż po podrzędne, pojedyncze linie budżetu.

Oprócz budżetów kosztowych możliwe jest również analizowanie budżetów przychodowych. Połączenie funkcji budżetowania oraz rozrachunków pozwala na kontrolowanie procesu realizacji inwestycji pod kątem kosztowym, dzięki czemu firma ma możliwość porównania założonego budżetu z jego rzeczywistą realizacją, wynikającą z podpisanych umów i wystawionych faktur. Dodatkowo moduł umożliwia monitorowanie terminów płatności oraz kontrolowanie merytoryczności faktur.

Rozliczenie budżetu i projektu odbywa się w momencie zakończenia procesu realizacji projektu i przekazaniu go ze statusu Realizacji do statusu Rozliczenia. Zapisany budżet w statusie Rozliczenia nie może być już edytowany i aktualizowany. Kontroler finansowy ma możliwość przygotowania podsumowania dla całego projektu lub wybranych budżetów cząstkowych, może dokonać weryfikacji realizacji w odniesieniu do planu, podpisanych umów, faktur aż po rozliczenia z inwestorem oraz najemcami. Dzięki standaryzacji wszystkie budżety mogą mieć taką samą strukturę kosztową, co znacznie ułatwia ich porównywanie oraz analizę odchyleń z możliwością szczegółowej weryfikacji składowych każdej linii budżetowej, łącznie z historią powiązanych dokumentów i zadań.

Podstawowe funkcjonalności:
  • Analiza realizacji i rozliczenia budżetu wg:
    • Realizacja Umowy vs Plan – realizacja liczona jest jako suma wartości podpisanych umów, plan to wartości określone w wybranej wersji budżetu,
    • Realizacja Faktury vs Plan – realizacja liczona jest jako suma wartości dodanych faktur, plan to wartości określone w wybranej wersji budżetu
      • Faktury Inwestora – realizacja uwzględnia faktury, w których odbiorcą jest Inwestor – nie uwzględnia faktur, których odbiorcą jest Generalny wykonawca. Faktury Generalnego wykonawcy uwzględnione będą dopiero po zrefakturowaniu,
      • Faktury Wykonawcy – realizacja uwzględnia faktury, w których odbiorcą jest Generalny wykonawca – nie uwzględnia faktur Inwestora,
    • Realizacja Faktury vs Umowy – realizacja liczona jest jako suma wartości dodanych faktur i odnoszona do sumy podpisanych umów – w tym przypadku także można wybrać, czy system uwzględnia faktury Inwestora, czy Generalnego wykonawcy,
  • Rejestr Faktur z obsługą procesu refakturowania (z marżą, bez marży, korekty kosztów itp.),
  • Rejestr Umów budowlanych powiązanych z budżetami projektów z uwzględnieniem kaucji i obciążeń,
  • Harmonogram wg planu i umów – umożliwia planowanie i kontrolę kosztów i przychodów,
  • Harmonogram Projekcja – w harmonogramie dla miesięcy poprzednich wyświetlana jest rzeczywista wartość wynikająca z faktur Inwestora. Dla miesiąca bieżącego i przyszłych wyświetlane są wartości zaplanowane z harmonogramów umów – domyślnie na podstawie harmonogramów umów wchodzących w skład danej linii,
  • Zarządzanie odchyleniami – system umożliwia dokonywanie przesunięć na kolejne miesiące kwot niezrealizowanych,
  • Funkcjonalność korekt i przesunięć kwot między poszczególnymi liniami budżetów,
  • Mechanizm automatycznego wiązania dokumentów z budżetem innych spółek z grupy kapitałowej (np. faktura będąca kosztem w jednym budżecie jest automatycznie księgowana jako przychód w innym budżecie, z marżą lub bez),
  • Automatyczne wiązanie z budżetami umów budowlanych oraz faktur budowlanych, po ich wcześniejszym obiegu w Workflow (weryfikacja i dekretacja) wraz z aktualizacją ich wykonania,
  • Analiza składowych każdej linii – każda linia budżetu może zostać rozwinięta celem analizy wszystkich faktur, umów, dokumentów, spraw i zadań, które zostały z nią powiązane i wpływają na jej wykonanie,
  • Integracja z systemem finansowo-księgowym – po zintegrowaniu dodatkowo pobierane są informacje o zrealizowanych kwotach płatności w powiązaniu z umowami i fakturami. Możliwe jest także włączenie procesu akceptacji płatności powiązanego z certyfikatem płatności,
  • Odchylenia od planu – możliwość analizowania odchyleń realizowanego budżetu od zaplanowanych wartości linii budżetowych na etapie Planowania,
  • Zarządzanie najemcami – umożliwia przypisanie najemców, wyświetla listę najemców powierzchni w realizowanej inwestycji wraz z kosztami dodatkowymi, wymaganymi w celu dostosowania powierzchni do potrzeb najemcy oraz finansowaniem realizowanym przez niego pobieranym bezpośrednio z odpowiednich linii budżetowych (np. Open Space – na podstawie kosztów ponoszonych na liniach Open Space w danym budżecie).
Zarządzanie projektami i zadaniami

Funkcjonalność umożliwia zarządzanie wszystkimi projektami inwestycyjnymi z jednego pulpitu dla wszystkich spółek celowych oraz inwestycji, poczynając od zdefiniowania zasobów. Dzieje się to przez przydzielenie zadań dla ekip budowlanych, powiązanie ich z budżetami, daje możliwość zarządzania dokumentami projektowymi oraz rozliczania ekip z wykonanych prac.

Koordynator projektu dzięki przydzieleniu ekip i zadań do konkretnych budżetów i linii budżetowych może zawsze na bieżąco monitorować postęp prac w odniesieniu do harmonogramu i warunków umowy powiązanych z wybraną linią budżetową.

Wbudowany Panel Dyskusyjny oraz możliwość udostępniania dokumentów projektowych powiązanych z liniami budżetowymi znacznie ułatwia, systematyzuje i przyspiesza prace uczestników zespołu projektowego, zapewniając jedno wspólne miejsce do komunikacji dla całego zespołu projektowego. Dotyczy to zarówno pracy osób w programie dla firm budowlanych jak i w programie dla deweloperów.

Koordynator projektu, kierownik budowy oraz inne osoby kluczowe dla projektu mogą kontrolować realizację budżetu bezpośrednio z placu budowy, z dowolnego urządzenia wyposażonego w przeglądarkę internetową. Dzięki wbudowanym powiadomieniom e-mail lub sms system będzie na bieżąco informował o przekroczeniach budżetów, niedotrzymaniu terminów realizacji czy opóźnionych zadaniach ekipy budowlanej, kluczowych dla realizacji danej linii budżetowej.

Dostęp do aktualnych informacji z każdego miejsca za pomocą dowolnego urządzenia wyposażonego w przeglądarkę internetową przyspiesza działanie i ułatwia komunikację z współpracownikami, także dzięki wykorzystaniu wbudowanego narzędzia dyskusyjnego.

Podstawowe funkcjonalności:
  • Harmonogramowanie prac związanych z budżetami,
  • Zasoby – pracownicy (ekipy), maszyny, urządzenia, które wymagane są do realizacji zadań,
  • Zarządzanie brygadami budowlanymi – pozwala przypisać do określonych użytkowników (np. ekip budowlanych) czynności, które powinny zostać zrealizowane w zadanym czasie z wykorzystaniem dostępnych zasobów. Każde zadanie może zostać powiązane z konkretnym projektem, budżetem i pojedynczą linią budżetową,
  • Panel Dyskusyjny – w kontekście budżetu prowadzone są panele dyskusyjne w formie tablicy, do której można dodawać treść, linki, obrazy i pliki,
  • Repozytorium dokumentów projektowych,
  • Kontrola postępu prac na podstawie zaplanowanych zadań i wykresu Gantta,
  • Generowanie szablonów (protokoły odbioru, certyfikatu płatności itp.),
  • Mobilne rozwiązania dla zespołów budowlanych wraz ze śledzeniem czasu realizacji zadań.
Integracja z obiegiem dokumentów

Dokumenty takie jak umowy budowlane oraz faktury kosztowe mogą zostać dodawane do systemu poprzez moduł Develogic Workflow i Zarządzanie Dokumentacją Inwestycji. W sytuacji takiej wybrane opcje ręcznego dodawania i edycji dokumentów mogą być w module budżetowania wyłączone. Każdy nowy dokument będzie zasilał automatycznie odpowiednie pozycje budżetowe. Wykorzystanie obiegu dokumentów pozwala na skrócenie czasu pomiędzy otrzymaniem dokumentu kosztowego a jego powiązaniem z budżetem. Dzięki Develogic Workflow faktura budowlana może zostać wprowadzona do procesu faktur budowlanych bezpośrednio z placu budowy za pomocą urządzenia mobilnego. W kolejnym kroku zostanie automatycznie przyporządkowana do odpowiedniej inwestycji i skierowana w proces dekretacji, po którym zostanie powiązana z linią budżetową Develogic Budżetowanie. Stosując powyższe rozwiązanie w programach dla budownictwa, takich jak Develogic, możemy skrócić czas związany z aktualizacją budżetów, usystematyzować i ustandaryzować jego proces oraz wyeliminować wielokrotne wprowadzanie tych samych danych do różnych systemów (nadrzędnym modułem jest Develogic Workflow, który zasila Develogic Budżetowanie).

Podstawowe funkcjonalności:
  • Automatyczne zasilanie budżetów dokumentami z Workflow – faktury, umowy, informacje o płatnościach zostają automatycznie dodane do modułu Budżetowanie bezpośrednio po zakończeniu odpowiedniego etapu procesu w module Workflow,
  • Dostępność informacji o budżetach także w module Workflow – w przypadku wdrożenia obu modułów, już na etapie wprowadzania, a następnie dekretacji dokumentu umowy czy też dokumentu kosztowego, użytkownik Workflow będzie posiadał do wyboru informacje dotyczące budżetu, kategorii budżetowych czy też możliwość oznaczenia faktury jak kosztu do refakturowania,
  • Alerty o przekroczeniach przesyłane natychmiast poprzez e-mail i/lub sms (np. do Kierownika Projektu, Kontrolera Budżetu itp.),
  • Historia każdego dokumentu – dzięki wcześniejszemu przejściu każdego dokumentu przez proces (weryfikacja, dekretacja, akceptacja) w module Budżetowanie dostępna jest także pełna historia każdej umowy czy faktury (kto i kiedy akceptował, historia komentarzy oraz wszystkich zmian, powiązane dokumenty itp.),
  • eliminacja dwukrotnego wprowadzania tych samych dokumentów związanych z budżetami (faktury, umowy, informacje o płatnościach).
Raporty i wskaźniki

Moduł Develogic Budżetowanie posiada wbudowane i aktualizowane automatycznie raporty i statystyki, które pozwalają kontrolować całą realizację projektu, zarówno w ujęciu kosztowym, jak i przychodowym. Dodatkowo, platforma pozwala na zaimplementowanie raportów monitorujących. Poziom dostępu jest definiowany dla każdego raportu oddzielnie lub w ramach zdefiniowanych grup użytkowników (np. zarząd). Wszystkie raporty są dostępne on-line poprzez dowolne urządzenie wyposażone w przeglądarkę www. Zdefiniowanie automatów raportujących oraz alertów o przekroczeniach spowoduje automatyczne wysyłanie raportów i zestawień, np. formie załącznika, na określone wcześniej adresy e-mail lub poprzez wiadomości sms wraz z linkiem do raportu (np. do kierownika projektu w momencie, gdy przekroczeniu ulegnie budżet lub pojedyncza linia budżetowa w ramach jego projektu).

Podstawowe funkcjonalności:
  • Analizy i raporty rozliczeń z Generalnym Wykonawcą, Inwestorami, kontrahentami,
  • Zarządzanie i rozliczenia z najemcami,
  • Wskaźniki dot. realizacji projektu dla instytucji finansujących projekt (banki),
  • Analizy wskaźnikowe, takie jak IRR, ROE, NPV, Capex,
  • Analizy budżetów zbiorczych oraz cząstkowych,
  • Raporty zadań i poziomu ich wykonania w ramach projektu,
  • Możliwość generowania gotowych zestawień na wzorach wymaganych przez banki.