develogic kv

Develogic

 

Workflow i zarządzanie dokumentacjąWorkflow i zarządzanie dokumentacją

Moduł Develogic Workflow i Zarządzanie Dokumentacją to dedykowane i gotowe oprogramowanie dla firm budowlanych i deweloperskich, wspomagające procesy obiegu dokumentów i informacji, dostępne z dowolnego miejsca na świecie, z urządzenia wyposażonego jedynie w przeglądarkę www. Moduł zapewnia automatyczną kontrolę realizacji umów budowlanych, przy jednoczesnym powiązaniu ich z fakturami kosztowymi i zamówieniami zakupu. Informuje o stanie wykonania zaplanowanego wcześniej budżetu i wspiera rozliczanie obciążeń i kaucji gwarancyjnych z tytułu umów budowlanych. Elektroniczny dziennik budowy i proces zarządzania dokumentacją inwestycji umożliwia elastyczne zarządzanie projektem inwestycyjnym oraz bieżącą kontrolę zadań.

Z kolei elektroniczne repozytorium dokumentów firmowych oraz kancelaryjny obieg dokumentów z OCR usprawniają wspólną pracę nad dokumentami wszystkich uczestników projektu (dewelopera, generalnego wykonawcy, firmy budowlanej, inwestora itp.).

Elektroniczny obieg dokumentów, umów i faktur kosztowych
 
laptop
 

Proces realizacji inwestycji

Workflow i zarządzanie dokumentacją

Funkcjonalności modułu Develogic Workflow i Zarządzanie Dokumentacją:

Zarządzanie umowami budowlanymi

Obieg umów budowlanych umożliwia śledzenie procesu realizacji umowy oraz jej rozliczania (faktury, kaucje gwarancyjne i płatności). Dzięki rozbudowanym parametrom opisującym dokument (kaucje, obciążenia, harmonogram płatności, rodzaj umowy, sumy zatrzymanych kaucji itp.) ten program dla firm budowlanych i deweloperów, umożliwia kontrolę realizacji umowy, rozliczania prac budowlanych, kontrolę faktur, płatności i budżetów.

Dla każdej umowy zdefiniowane mogą zostać kaucje gwarancyjne i inne obciążenia (odliczane od kwot faktury). Dzięki temu system automatycznie będzie dbał o ich rozliczenie względem wystawionych przez wykonawcę faktur.

W ramach procesu możliwe jest także śledzenie poziomu realizacji umowy względem faktur w obiegu oraz faktur zaksięgowanych i już zapłaconych. System automatycznie będzie kontrolował poziom realizacji umowy z fakturami w obiegu i alarmował lub blokował akceptację faktury przekraczającej wartość umowy.

System pozwala na definiowanie oddzielnych ścieżek obiegu i akceptacji faktur dla ich różnych typów (np. faktury zwykłe kosztowe, faktury Generalnego Wykonawcy, faktury marketingowe itp.).

Umowy przechowywane są w centralnym repozytorium umów wraz z ich powiązaniami z fakturami, kaucjami i innymi dokumentami, co umożliwia łatwy do nich dostęp i ich szybkie wyszukiwanie.

Podstawowe funkcjonalności:
  • zróżnicowane ścieżki akceptacji – droga akceptacji umów budowlanych może być zróżnicowana między innymi w zależności od:
    • spółki celowej,
    • inwestycji,
    • projektu,
    • etapu,
    • budynku,
    • rodzaju umowy budowlanej,
    • kategorii kosztowych związanych z daną umową,
    • innych, dowolnych parametrów definiowanych podczas analizy przedwdrożeniowej,
  • automatyczna aktualizacja budżetów – w przypadku wdrożenia modułu Develogic Budżetowanie, proces obiegu umów budowlanych zostaje powiązany z tym modułem. Dla każdej umowy w procesie zostają automatycznie pobierane parametry z odpowiedniego budżetu kosztowego, umożliwiające powiązanie umowy z odpowiednią pozycją lub pozycjami (możliwość podziału umowy na kilka pozycji budżetowych lub kilka projektów i budżetów) w module Develogic Budżetowanie,
  • powiązanie z Develogic Budżetowanie:
    • wspólny moduł do zarządzania spółkami, inwestycjami, etapami itp.,
    • pobieranie listy budżetów, linii budżetowych,
    • synchronizacja dokumentów,
    • automatyczne dodawanie umów z obiegu do modułu Develogic Budżetowanie,
    • automatyczna aktualizacja budżetów w module Develogic Budżetowanie,
  • kontrola zakupów/zamówień – proces umów budowlanych w powiązaniu z procesem akceptacji zakupów budowlanych (system kontroluje poziomy przewidzianych budżetów kosztowych) pozwala na uniknięcie realizacji umów wykraczających poza zaakceptowany wcześniej poziom wydatków,
  • kontrola zakupów oraz wykonania i poziomu realizacji umów,
  • wsparcie dla rozliczania kaucji gwarancyjnych oraz innych obciążeń wynikających z umowy,
  • obsługa aneksów do umów,
  • powiadomienia e-mail oraz sms.
Obieg faktur kosztowych i budowlanych

Funkcjonalność ta zapewnia automatyzację każdego kroku w procesowaniu faktury, począwszy od momentu jej otrzymania, poprzez dekretację i akceptację, aż do momentu jej zaksięgowania w systemie ERP. Moduł pełni także rolę elektronicznego archiwum, gdyż każda procesowana faktura musi być zeskanowana i opisana w systemie pod daną metryką. Akceptacja i opisywanie (dekretacja) faktur odbywa się w formie elektronicznej (także z wykorzystaniem podpisu elektronicznego) z podaniem odpowiednich danych: spółka, etap, inwestycja, budynek, budowa, konto, centra kosztowe, projekty itp. Dzięki temu faktura może zostać automatycznie przesłana do odpowiedniego systemu księgowego.

W zależności od rodzaju faktury (ogólna / budowlana) system będzie kierował dokument w odpowiedni proces z automatycznym przyporządkowaniem odpowiednich pól opisujących fakturę (np. dla faktur budowlanych dodatkowe pola wiązania z projektem budowlanym, obciążenia z umowy i kaucje gwarancyjne). Każda faktura może być wiązana z umową budowlaną, wnioskiem i linią budżetową.

Moduł automatycznie pobiera warunki dotyczące rozliczenia faktury z umowy i kontroluje, czy pozycje z faktury są zgodne z pozycjami umowy oraz czy wartość faktury nie przekroczy wartości umowy z tytułu do tej pory zaksięgowanych faktur. Ponadto, w zależności od wartości faktury, dopuszcza akceptację od wybranej osoby lub przesyła ją dalej do innej osoby akceptującej.

W ramach rozwiązania dostępne są raporty dotyczące faktur zakupowych, np. wiekowanie zobowiązań, które jeszcze nie są zaksięgowane, ale wprowadzone do obiegu faktur (planowanie cashflow) itd.

W ramach procesu faktury zakupowe są automatycznie zapisywane w repozytorium faktur (skanowanie dokumentów papierowych, OCR, opisanie metryką).

W celu przyspieszenia całego procesu i lepszego dotarcia do osób odpowiedzialnych za dekretację i akceptację faktur można skorzystać z powiadomień w formie wiadomości e-mail oraz sms. W przypadku braku reakcji w zdefiniowanym czasie system automatycznie powiadomi o tym fakcie osobę przełożoną.

Oprogramowanie dla budownictwa i deweloperów – Develogic - zapewnia bieżącą kontrolę kosztów dzięki porównaniu faktur kosztowych i budowlanych z liniami budżetowymi z modułu Develogic Budżetowanie.

Podstawowe funkcjonalności:
  • wielopoziomowe ścieżki obiegu i akceptacji faktur – w zależności od spółki, inwestycji, etapu, budynku, typu faktury (kosztowa, budowlana, Generalnego Wykonawcy, marketingowa itp.) czy np. typu pojedynczego kosztu proces może być realizowany w inny, zdefiniowany przez klienta sposób (np. zawierać inne poziomy akceptacji kwotowej płatności, być kierowany do Kierownika Projektu odpowiedzialnego za dany obszar projektu czy daną inwestycję lub budynek),
  • rozbudowany moduł dekretacji merytorycznej faktur,
  • synchronizacja z systemami ERP w zakresie:
    • wymiary księgowe,
    • kody MPK,
    • kontrahenci,
    • faktury kosztowe (np. budowlane, zwykłe, Generalnego Wykonawcy itp.),
    • faktury sprzedażowe,
    • rachunki bankowe,
    • informacje o pozycjach budżetowych (nazwa budżetu i linii, numer linii itp.),
    • status płatności FV,
  • możliwość masowej akceptacji faktur kosztowych,
  • pełna kontrola kosztów inwestycji – powiązanie faktur z umowami i budżetami gwarantuje zawsze aktualne informacje o poziomie realizacji budżetów i pomaga kontrolować koszty związane z projektem,
  • faktury Generalnego Wykonawcy – system może wspierać proces refakturowania całej faktury lub jej poszczególnych pozycji,
  • obsługa kaucji i obciążeń z tytułu realizacji umowy – automatyczne wyliczanie przez system kwot odliczenia kaucji od kwoty faktury oraz wyświetlanie sumy zatrzymanych kaucji na fakturze (informacyjnie),
  • alerty o przekroczeniu kwot wynikających z umowy z tytułu faktur – jeżeli wartość faktury budowlanej wraz z fakturami już do tej pory zaksięgowanymi przekroczy wartość z umowy system może automatycznie powiadomić użytkownika o przekroczeniu umowy w przypadku akceptacji tej faktury,
  • śledzenie poziomu realizacji umowy:
    • wg umowy wraz z fakturami w obiegu (wartość aktualizowana po każdej akceptacji kierownika, budowy),
    • wg faktur zaksięgowanych i zapłaconych (pozytywnie zakończony procesu obiegu faktur),
  • automatyczna aktualizacja budżetów – dzięki modułowej strukturze możliwe jest podłączenie do procesu modułu Develogic Budżetowanie, do którego, po zakończonym procesie, będą przesyłane faktury kosztowe automatycznie powiązane z budżetami i poszczególnymi liniami budżetowymi, aktualizując tym samym wykonanie z faktur oraz płatności,
  • OCR faktur kosztowych,
  • powiadomienia – wbudowane powiadomienia e-mail oraz sms o przydzielonych zadaniach, dokumentach wymagających uwagi, przekroczeniach progów, dokumentach przeterminowanych itp.
  • pełna historia operacji – wszystkie zmiany w trakcie trwania procesu są zapisywane w systemie dla każdego dokumentu wraz z zaznaczeniem, jakie zmiany i przez kogo zostały wykonane,
  • integracja z dowolnym systemem Finansowo-Księgowym.
Rozliczanie i kontrola budżetów budowlanych

W powiązaniu z modułem Develogic Budżetowanie, moduł Develogic Workflow i Zarządzanie Dokumentacją wspiera rozliczanie i kontrolę budżetów inwestycyjnych. Dla wybranych obiegów umów i faktur budowlanych moduł pozwala na wiązanie ich z odpowiednimi projektami, budżetami oraz pozycjami budżetowymi z przygotowanych wcześniej budżetów w module Develogic Budżetowanie. Każda powiązana w ten sposób faktura lub umowa wpływa na realizację poszczególnych linii budżetowych. Dzięki temu w każdym momencie możliwe jest śledzenie odchyleń i harmonogramu realizacji projektu. Moduł umożliwia także wyświetlanie powiązanych z danymi budżetami umów oraz faktur kosztowych i budowlanych, ułatwiając tym samym wyszukiwanie dokumentów.

Dzięki temu Develogic, jako kompleksowy system dla developerów i firm budowlanych pozwala na szybki dostęp do pełnej wiedzy na temat stanu realizacji budżetów i ułatwia podejmowanie decyzji menadżerskich.

Podstawowe funkcjonalności:
  • informacje o sumie zaksięgowanych faktur z tytułu umowy, warunkach umowy, kaucjach i obciążeniach dostępne jako elementy powiązane z poziomu umowy (lista wszystkich faktur powiązanych z pozycjami umowy) oraz z poziomu faktury (kaucje i obciążenia, wartość umowy, wartość pozycji z umowy – budżet),
  • wsparcie procesu rozliczania kaucji gwarancyjnych i obciążeń dla faktur – system automatycznie pobiera informacje o wartości umowy, kaucjach oraz innych obciążeniach z umowy i wylicza użytkownikowi kwotę, na jaką powinna zostać dokonana płatność. Użytkownik dodatkowo otrzymuje informacje o wartości do tej pory zaksięgowanych faktur związanych z umową w rozbiciu na poszczególne pozycje umowy,
  • powiązanie każdej faktury i umowy z poszczególnymi budżetami oraz liniami budżetowymi (w przypadku korzystania z modułu Develogic Budżetowanie),
  • kontrola kosztów i poziomu realizacji – każda umowa, faktura budowlana, płatność jest wiązana z budżetami poszczególnych projektów w module Budżetowania wpływając na poziom jego realizacji,
  • alerty e-mail oraz sms o przekroczeniach budżetów,
  • strefa Inwestora oraz Generalnego Wykonawcy – możliwość wydzielenia specjalnej strefy dla Inwestora lub Generalnego Wykonawcy,
  • kontrola rozliczeń z Generalnym Wykonawcą pod kątem wymogów ustawy o płatnościach dla podwykonawców.
Obsługa kaucji gwarancyjnych oraz obciążeń z umowy

Develogic, w przeciwieństwie do prostszych programów dla budownictwa i deweloperów, posiada wbudowane mechanizmy pozwalające na obsługę procesów związanych z rozliczaniem kaucji gwarancyjnych i obciążeń z umowy.

Proces zwolnienia kaucji gwarancyjnej może być inicjowany przez podwykonawcę (kontrahenta) np. poprzez pismo, e-mail lub inne działanie systemowe. Moduł automatycznie sprawdzi powiązane umowy i warunki zwrotu kaucji (możliwość podziału kaucji na raty), terminy i zależności terminów – np. uzależnione od zakończenia inwestycji, odbioru prac i inne). Następnie na podstawie powiązanych z umową faktur wyliczy możliwą do zwrotu sumę zwolnienia kaucji gwarancyjnej. W zależności od spółki, inwestycji, etapu itp. akceptacja zwrotu kaucji będzie przekierowana najpierw do osób odpowiedzialnych za daną inwestycję, a następnie do działu księgowości. Pod koniec procesu system automatycznie zapisze informację o kwocie zwróconych kaucji w powiązanej umowie oraz w fakturach.

W powiązaniu z modułem Develogic Budżetowanie kaucje mogą być automatycznie synchronizowane z rozrachunkami kontrahentów w systemie ERP oraz z budżetami.

Podstawowe funkcjonalności:
  • powiązanie procesu zwrotu kaucji z procesem umów,
  • automatyczne sprawdzanie warunków zwrotu kaucji takich jak:
    • podział kaucji na raty,
    • termin zwrotu kaucji,
    • poziom realizacji umowy,
    • zakończenie inwestycji lub etapu prac,
  • dowolność w zdefiniowaniu warunków zwrotu kaucji (np. weryfikacja systemu: czy został dołączony protokół wykonania prac będący warunkiem zwrotu części kaucji?),
  • zarządzanie rozliczeniem kaucji – wyliczanie sumy zwolnienia kaucji gwarancyjnej na podstawie parametrów zwrotu kaucji, automatycznie pobieranych z umowy,
  • automatyczne zapisywanie informacji o zwróconych kaucjach w umowach oraz fakturach.
Przetargi i oferty na zakup gruntów

Rozwiązanie umożliwia procesowe podejście do udziału w postępowaniu przetargowym, poszukiwaniu i analizie gruntów możliwych do zakupu pod inwestycję.

Cały proces rozpoczyna się w momencie dodania informacji o gruncie lub ogłoszeniu przetargu wraz z informacjami opisującymi grunt i pozwalającymi na przygotowanie przez Dział Projektowy analizy i oferty, a finalnie także akceptacji tej oferty, np. przez Zarząd. System przechowuje informacje o powierzchni działki, mieście, dzielnicy, opisie infrastruktury i okolicy, źródle oferty, ofertach konkurencji itp., pozwalając jednocześnie na śledzenie historii przetargów związanych z danym gruntem. W kolejnym kroku informacje o przetargu są przekazywane do analizy, podczas której dyskutowana jest atrakcyjność gruntu, możliwość jego pozyskania pod konkretną inwestycję wraz z decyzją o udziale w postępowaniu przetargowym. Proces może zostać zakończony przygotowaniem oferty przetargowej w ramach modułu i procesu zakupu gruntów. Na podstawie danych zapisanych w systemie możliwe jest następnie śledzenie i przekrojowe raportowanie dotyczące konkretnych gruntów.

Podstawowe funkcjonalności:
  • zgłoszenie zapotrzebowania na zakup gruntu,
  • rejestracja nowego przetargu na zakup ziemi,
  • możliwość opisania przetargu i gruntu dowolnymi parametrami pozwalającymi na późniejsze raportowanie (np. lokalizacja, cena początkowa, cena końcowa, konkurencja, warunki udziału i ich zmiana na przestrzeni kolejnych postępowań itp.),
  • analiza gruntu objętego przetargiem przez Dział Realizacji,
  • przekazanie oceny gruntu i przetargu do Zarządu,
  • przygotowanie oferty przetargowej w ramach systemu,
  • raporty i analizy dla przetargów archiwalnych.
Obsługa zakupów budowlanych

Proces obsługi zakupów budowlanych służy do elektronicznego tworzenia, zarządzania oraz akceptacji wniosków o wydatki w firmie deweloperskiej lub budowlanej. System obsługuje cały proces obiegu zamówień w firmie, bez zbędnej utraty czasu na wypisywanie papierowych wniosków oraz zbieranie podpisów kolejnych przełożonych.

Proces elektronicznego zamówienia rozpoczyna się od przygotowania wniosku przez pracownika. Tworzy się go przy pomocy dostępnego katalogu produktów znajdujących się w systemie lub (koszty ogólne lub koszty budowlane), jeśli takie nie występują, wprowadzenia ich ręcznie z uwzględnieniem przysługujących limitów. Tak przygotowane zamówienie zostaje elektronicznie przesłane do kierownika danego działu lub inwestycji (kontrolera budżetu) wraz z przesyłaną do skrzynki e-mail informacją o nowym zamówieniu oczekującym na akceptację.

Każdy pracownik ma w aplikacji dostęp do listy swoich zamówień. Korzystając z tej listy pracownik może odszukać wszystkie informacje dotyczące zamówień historycznych. Na liście tej znajduje się również informacja o tym, czy zamówienie jest już zrealizowane czy nie. Może to stanowić dla księgowości doskonałe źródło do zakładania rezerw.

Podstawowe funkcjonalności:
  • elektroniczna historia wniosku o zakup,
  • limity zakupów – system automatycznie monitoruje poziomy wykorzystania limitów przydzielonych dla określonych działów, pracowników, projektów itp.,
  • alerty o przekroczeniach w formie e-mail lub sms,
  • wbudowany katalog produktów oraz usług możliwych do zamówienia w ramach posiadanych uprawnień,
  • przekształcenie zaakceptowanego wniosku o zakup w proces zebrania ofert, przygotowania umowy, a następnie jej rozliczenia na podstawie faktur – cały proces i powiązane z nim dokumenty można prześledzić na każdym etapie realizacji zakupu,
  • raporty i analizy związane z zakupami i wykorzystaniem limitów,
  • integracja z modułem Develogic Budżetowanie.
Zarządzanie dokumentacją inwestycji

Funkcjonalność zarządzania dokumentacją inwestycji jest dedykowana użytkownikom, którzy zajmują się wszelkiego typu dokumentami wymaganymi podczas realizacji projektu inwestycyjnego (projekty, pozwolenia, uzgodnienia, decyzje administracyjne, umowy, dokumentacja przetargowa). Rozwiązanie pozwala na zdefiniowanie listy tych dokumentów, pozwoleń itp., które są niezbędne dla zarządzania daną nieruchomością, z jednoczesnym wyznaczeniem zadań związanych z danym dokumentem (sprawą). Moduł umożliwia wyznaczenie terminu na realizację sprawy, daty przypomnienia, zadań związanych z dokumentem oraz wyznaczenie osoby lub osób odpowiedzialnych za wykonanie zadania.

Narzędzie wspiera śledzenie zmian w dokumentach, wersjonowanie, a także usprawnia komunikację w obrębie projektów (im bardziej złożony projekt, tym ważniejsze staje się zarządzanie dokumentacją).

Develogic, jako dedykowane oprogramowanie dla budownictwa i deweloperów, najlepiej systematyzuje pracę uczestników projektu inwestycyjnego, zapewniając i wymuszając sprawny obieg informacji i akceptacji dokumentacji. Dostęp do najnowszych wersji z dowolnego miejsca za pomocą dowolnego urządzenia wyposażonego w przeglądarkę internetową przyspiesza działanie i ułatwia komunikację ze współpracownikami, również dzięki wykorzystywaniu wbudowanego narzędzia dyskusyjnego.

Podstawowe funkcjonalności:
  • predefiniowane, modyfikowalne drzewo dokumentacji z przypisywaniem zadań do realizacji w podziale na spółki, inwestycje, etapy, kategorie, sprawy,
  • automatyczne tworzenie listy kategorii spraw wg określonego wzorca dla każdego etapu,
  • podsumowanie ilości spraw aktywnych, przeterminowanych itp.,
  • wsparcie dla wersjonowania plików (historia zmian – każda wersja pliku posiada informacje o autorze, dacie modyfikacji oraz komentarz dot. zmiany, możliwość podglądu i/lub przywrócenia dowolnej poprzedniej wersji),
  • obsługa różnorodnych formatów plików (m.in. Word, Excel, PDF, CAD i inne),
  • automatyczne powiadomienia o zdarzeniach związanych z dokumentami (e-mail, sms),
  • jednoczesna praca kilku osób na tym samym dokumencie,
  • definiowanie uprawnień do dokumentów na poziomie katalogów lub typów dokumentów z obsługą wyjątków (użytkownik nie posiadający uprawnień do danego katalogu może mieć dostęp do konkretnego dokumentu w drodze wyjątku),
  • akceptacja zmian oraz tworzenie procesu akceptacyjnego,
  • dyskusje na temat spraw i dokumentów dotyczących projektu.
Obsługa kancelarii i korespondencji przychodzącej i wychodzącej

Uporządkowany sekretariat to podstawa każdej firmy. Moduł pozwala na zastąpienie tradycyjnego papierowego obiegu dokumentów przychodzących i wychodzących.

Dokumenty przychodzące są skanowane w sekretariacie, wprowadzane do systemu i opisywane (dekretowane), a następnie wprowadzane do elektronicznego obiegu. Tylko upoważnione osoby mają możliwość przekazywania drogą elektroniczną dokumentów do akceptacji do wskazanych osób i komórek organizacyjnych.

Dokumenty wychodzące mogą być tworzone w grupie i następnie przekazywane przez system elektronicznie do sekretariatu. Po ich otrzymaniu sekretariat ma możliwość ich wydrukowania i wysłania w tradycyjny sposób do odbiorców.

Dzięki rozbudowanemu repozytorium dokumentów można wyszukać dokumenty, załączniki, informacje o statusie czy osobie, której dokument dotyczy. System pozwala upoważnionym osobom na sprawdzanie wersji dokumentów, dokonywanych zmian i historii akceptacji.

Podstawowe funkcjonalności:
  • obieg dokumentów przychodzących (skanowanie i OCR dokumentów przychodzących, archiwizacja w repozytorium dokumentów),
  • obieg dokumentów wychodzących (proces tworzenia dokumentów, przesyłania do podpisu, druk, wysyłka, listy wysyłkowe dla urzędu pocztowego),
  • elastyczne raporty i zestawienia – możliwość generowania raportów oraz samodzielnego przygotowywania zestawień przez użytkownika,
  • zarządzanie uprawnieniami – zaawansowany mechanizm zarządzania uprawnieniami do realizowanych przez system procesów i dokumentów (uprawnienia definiowane w ramach procesu, ale także w ramach wybranego dokumentu lub jego poszczególnych fragmentów i pól),
  • zastępstwa – moduł zastępstw umożliwia automatyczne przekierowywanie dokumentów i procesów do osób zastępujących wybranego użytkownika (np. podczas urlopu lub innej nieobecności),
  • wielostronne powiązania dokumentów – każdy dokument w systemie może być powiązany z dowolną ilością innych dokumentów z nim związanych (np. w ramach jednej sprawy, pozwolenia, rozporządzenia itp.). Użytkownik może zawsze w prosty sposób przejrzeć historię wszystkich powiązanych ze sobą dokumentów (np. lista wszystkich faktur związanych z realizacją umowy),
  • wyszukiwarki – wbudowane w system wyszukiwarki pozwalają uzyskać szybki dostęp do wybranych elementów systemu
Repozytorium dokumentów i wniosków

Repozytorium dokumentów i wniosków to centralne miejsce przechowywania dokumentów firm. Funkcjonalność umożliwia zarządzanie dokumentami oraz śledzenie zmian w dokumentach (projekty, umowy, dokumentacja przetargowa) z pełnym uwzględnieniem specyfiki firmy deweloperskiej i budowlanej. W ramach repozytorium automatycznie tworzone jest bezpieczne archiwum dokumentów, z rozbudowanym mechanizmem nadawania uprawnień i udostępniania dokumentów. Pełnotekstowe wyszukiwanie, definiowanie indywidualnych widoków i zaawansowane filtrowanie wraz z wersjonowaniem dokumentów znacznie ułatwia przeszukiwanie archiwum, śledzenie historii zmian i znacznie skraca czas pracy na dokumentach. Narzędzie usprawnia komunikację w obrębie złożonych projektów. Rozwiązanie Develogic umożliwia pracę na dokumentach, dostęp do najnowszych wersji, a także wzajemne informowanie się o zmianach przez wszystkich uczestników projektu z dowolnego miejsca.

Podstawowe funkcjonalności:
  • skanowanie, OCR i automatyczne wprowadzanie dokumentów do systemu,
  • rejestr dokumentów w wersji cyfrowej (zaawansowane rozwiązanie nadawania i zarządzania prawami do dokumentów przez użytkowników, możliwość wyszukiwania dokumentów, grupowania w tzw. skoroszyty, wiązanie dokumentów (np. faktury z umowami), generowanie szablonów i wiele innych,
  • wsparcie dla wspólnej pracy nad dokumentem (wersjonowanie dokumentów, rejestr zmian w dokumencie itp.),
  • integracja z MS Office oraz generowanie szablonów dokumentów,
  • pełnotekstowe wyszukiwanie i obsługa kodów kreskowych,
  • raporty wspierające zarządzanie,
  • poczta elektroniczna – automatyczne dodawanie dokumentów i uruchamianie procesów na podstawie skrzynek mailowych.
Obsługa e-faktur

Funkcjonalność ta umożliwia wymianę faktur elektronicznych pomiędzy współpracującymi ze sobą podmiotami.

Przy założeniu, że umowy między tymi podmiotami dopuszczają wymianę dokumentów elektronicznych, Develogic Workflow i Zarządzanie Dokumentacją umożliwia pełną automatyzację wystawiania i odbierania faktur.

Dokument, dostarczony za pośrednictwem poczty e-mail w standardzie EDI lub innym uzgodnionym przez zainteresowane strony, może automatycznie uruchomić odpowiedni proces obsługi, którego przebieg został wcześniej zdefiniowany w ramach obsługi faktur kosztowych i faktur budowlanych.

Podstawowe funkcjonalności:
  • automatyczne przesyłanie faktur w formie elektronicznej,
  • możliwość importu oraz eksportu faktur pomiędzy współpracującymi podmiotami,
  • inicjowanie procesów na podstawie faktury przesłanej na wybrany adres e-mail – system automatycznie rozpocznie proces faktury kosztowej, rozpozna kontrahenta, spółkę celową i przekieruje proces do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za dany dokument (np. do kierownika projektu odpowiedzialnego za dany projekt),
  • strefa kontrahenta – możliwość udostępnienia specjalnej strefy dla kontrahentów, w której będą oni mogli sami wprowadzać faktury do systemu, protokoły, a także śledzić status płatności swoich faktur za wykonane prace.
Skanowanie, OCR, kody kreskowe

System daje możliwość skanowania i OCR, czyli automatycznego rozpoznawania treści zeskanowanych dokumentów papierowych.

W intuicyjny sposób można przetworzyć dokumenty papierowe w cyfrowe, automatycznie odseparować od siebie strony i wyeliminować puste pliki. Ponadto, dzięki wbudowanemu czytnikowi rozpoznawania obrazu, istnieje możliwość natychmiastowego umieszczania plików w archiwum (repozytorium) dokumentów. Dzięki możliwości integracji z zewnętrznymi systemami (np. klasy ERP) nie trzeba tracić czasu na przepisywanie danych klientów, numerów kont czy innych już wcześniej wpisanych do systemów informatycznych danych.

Develogic Workflow i Zarządzanie Dokumentacją wspiera także obsługę kodów kreskowych umieszczanych podczas skanowania na dokumentach. Kody kreskowe są automatycznie generowane dla wprowadzanych do obiegu dokumentów i drukowane na papierze samoklejącym. Po naklejeniu na dokument papierowy, tak zeskanowane dokumenty mogą zostać przez system automatycznie opisane (dekretowane) i wprowadzane do obiegu.

Wsparcie dla obsługi kodów kreskowych umożliwia sprawniejsze i szybsze wyszukiwanie dokumentów w archiwum, a korespondencja z klientami i partnerami staje się bardziej uporządkowana i jednolita.

Podstawowe funkcjonalności:
  • automatyczne skanowanie dokumentów,
  • analizowanie oraz rozpoznawanie treści dokumentu oraz jego typu,
  • autouzupełnianie pól w dokumentach odczytanymi danymi (dane kontrahenta, nr rachunku bankowego, data wystawienia faktury, kwoty netto, brutto, Vat itp.),
  • automatyczne inicjowanie procesu na podstawie danych uzupełnionych w ramach OCR,
  • elastyczny mechanizm „uczenia” się nowych typów dokumentów (szablonów),
  • możliwość pełnotekstowego przeszukiwania wszystkich dokumentów wg słów zawartych w ich treści,
  • archiwizacja dokumentów w ich elektronicznym repozytorium,
  • OCR dokumentów bezpośrednio z telefonu komórkowego lub tableta,
  • automatyzacja pracy dzięki wykorzystaniu kodów kreskowych podczas oznaczania dokumentów,
  • integracja z systemami ERP.
Graficzny modeler procesów

Funkcjonalność ta umożliwia definiowanie procesów obiegu dokumentów wymaganych w firmie deweloperskiej i/lub budowlanej.

Dzięki graficznemu modelerowi procesów można samodzielnie tworzyć nowe procesy obiegu dokumentów w firmie, jak i dokonywać zmian w już istniejących. Moduł pozwala na zamodelowanie całego procesu biznesowego, począwszy od ścieżki procesu, poprzez zadania i uprawnienia, skończywszy na zdefiniowaniu czasów reakcji i zastępstw.

Podstawowe funkcjonalności:
  • przyjazny dla użytkownika interfejs graficzny – projektowanie i budowanie odbywa się w graficznym edytorze w ramach jednej z najbardziej popularnych notacji BPMN,
  • dostępność przez www – podobnie jak pozostałe rozwiązania Develogic modeler procesów jest dostępny niezależnie od lokalizacji, za pomocą przeglądarki internetowej,
  • modelowanie i publikacja procesów – funkcjonalność mapowania dowolnych procesów biznesowych,
  • intuicyjna obsługa – możliwość modyfikacji istniejących lub dodawania nowych procesów przez wyznaczonych, przeszkolonych pracowników Klienta,
  • natychmiastowa aktualizacja procesów – zmiany wprowadzone w modelerze procesów mogą być natychmiast wprowadzane w środowisko testowe i produkcyjne bez konieczności wykonywania jakichkolwiek prac programistycznych,
  • możliwość dostosowania narzędzia do potrzeb Klienta,
  • przejrzysta metoda modelowania i intuicyjna obsługa – krótki czas potrzebny na wdrożenie pracowników Klienta.
Szablony dokumentów, poczta, podpis elektroniczny

W ramach realizowanych procesów biznesowych mogą powstawać różnorodne dokumenty (umowy, projekty, harmonogramy itd.). Moduł Develogic Workflow i Zarządzanie Dokumentacją dysponuje zdefiniowanymi szablonami dokumentów, które w wyniku prowadzonego procesu mogą być automatycznie wypełniane danymi i edytowane. Daje to olbrzymią oszczędność czasu, ponieważ nawet skomplikowany, wielostronicowy dokument wymaga jedynie decyzji o tym, jakie dane mają się w nim znaleźć. Wygenerowany automatycznie dokument może być opatrzony podpisem elektronicznym i wysłany do odbiorcy.

System zapewnia automatyczną archiwizację i wprowadzanie dokumentów do elektronicznego obiegu, także tych z poczty elektronicznej. Dzięki temu można zaoszczędzić czas na ręcznym przeklejaniu załączników, uruchamianiu repozytorium i manualnym dodawaniu e-maili z załącznikami, które chcemy przesłać innym osobom.

Każdy zarejestrowany oraz uprawniony użytkownik Develogic Workflow i Zarządzanie Dokumentacją ma możliwość składania cyfrowego podpisu na wybranych dokumentach. Każdy z dokumentów w systemie może zostać podpisany cyfrowo przez kilku użytkowników, uwierzytelniając tym samym zmiany wprowadzone na dokumencie. System wspiera zarówno podpis niekwalifikowany, jak i kwalifikowany.