develogic kv

Develogic

 

Zarządzanie nieruchomościamiZarządzanie nieruchomościami

Develogic Zarządzanie Nieruchomościami to kompletne i dedykowany program dla biur nieruchomości, firm budujących oraz wynajmujących lokale handlowe i/lub biurowe. Rozwiązanie służy do kompleksowego zarządzania całym procesem związanym z zarządzaniem nieruchomościami komercyjnymi i jest w pełni powiązane z pozostałymi modułami systemu Develogic (np. dołączenie do dowolnego procesu Workflow, takiego jak proces zgłoszenia usterki, obieg i dekretacja faktury kosztowej z krokami akceptacji przez menadżera obiektu, zarządcy, działu kontroli czy księgowości , czy choćby dołączenie rejestracji płatności przez zarządcę itp.).

Moduł działa na jednej bazie danych. Oznacza to, iż wprowadzając fakturę kosztową, np. za usługi ochroniarskie, można ją w prosty sposób przypisać nie tylko do całego obiektu, ale także do najemców, typów powierzchni (biura, handel, catering ) itp. Podobnie wygląda generowanie faktur sprzedaży. Takie rozwiązanie pozwala na błyskawiczne uzyskiwanie raportów, np. informujących o wszystkich przychodach ze sprzedaży powierzchni biurowej w danym obiekcie, przychodach związanych z najmem powierzchni (np. z wyłączeniem kosztów mediów), można również szybko dokonać analizy kosztów poniesionych z tytułu mediów lub prześledzić odchylenia od zakładanych budżetów i linii budżetowych.

Moduł wspiera różne procesy, począwszy od planowania, projektowania, realizacji i komercjalizacji inwestycji, poprzez zarządzanie nieruchomościami oraz ich wynajmem, aż po obsługę techniczną inwestycji.

Zarządzanie najmem biur i powierzchni handlowych
 
laptop
 

Proces realizacji inwestycji

Powierzchnie komercyjne

Funkcjonalności modułu Powierzchnie komercyjne Develogic

Komercjalizacja inwestycji

Funkcjonalność ta, jako część całego programu do zarządzania nieruchomościami, ma na celu wsparcie działu komercjalizacji w zakresie świadczenia usług związanych z komercjalizacją, marketingiem oraz sprzedażą lub najmem nieruchomości. Rozwiązanie pozwala na obsługę procesu komercjalizacji zarówno dla projektów własnych, jak i dla klientów zewnętrznych – inwestorów, deweloperów itp. Moduł umożliwia zarządzanie procesem przygotowania i przeprowadzenia strategii marketingowej poprzez proces poszukiwania (analiza warunków najmu, przygotowanie indywidualnej oferty najmu i aranżacji wnętrza) i wyboru najemców dla przedwstępnych umów najmu aż po podpisanie umów najmu.

Podstawowe funkcjonalności:
  • Przygotowanie efektywnej strategii komercjalizacji budynku,
  • Rozpoznanie potrzeb najemców:
    • analiza kluczowych warunków najmu,
    • proces przygotowania indywidualnych ofert,
    • przygotowanie propozycji aranżacji wnętrza wraz z analizą kosztów aranżacji,
  • Analiza i wybór docelowych najemców dla przedwstępnych umów najmu ,
  • Zarządzanie powierzchniami budynku,
  • Aktywna komercjalizacja aż do pełnej dzierżawy budynku.
Zarządzanie powierzchniami oraz najmem

Funkcjonalność umożliwia menadżerom obiektów pełną kontrolę nad zarządzanymi powierzchniami biurowymi i handlowymi oraz umowami najmu (dostępna oraz wynajęta powierzchnia). Jest idealnym programem dla biur nieruchomości, które masowo obsługują wielu klientów oraz najemców. Rozwiązanie gwarantuje szybki i intuicyjny dostęp do wszystkich ważnych ustaleń i zapisów związanych z wynajmowanymi przestrzeniami, daje możliwość tworzenia zestawień najemców i aktualnie zajmowanych powierzchni wraz z dostępem do bazy umów najmu. Informacje te są niezwykle istotne zarówno ze względu na efektywność codziennej pracy, jak i dla automatycznego generowania comiesięcznych faktur związanych z najmem powierzchni.

Podstawowe funkcjonalności:
  • Rozbudowana baza najemców (rejestr najemców, kontaktów, powiązanych umów, protokołów, zestawienie powierzchni itp.),
  • Rejestracja obiektów,
  • Rejestracja współczynników dla obiektów,
  • Rejestracja powierzchni i współczynników dla lokali,
  • Zestawienie wynajętych powierzchni i współczynników,
  • Zarządzanie umowami najmu,
  • Informacja o podstawowych danych umowy takich jak:
    • daty rozpoczęcia najmu, odbioru,
    • powierzchnie objęte umową – powierzchnia sprzedaży, magazyn, catering itp.,
    • klauzule wypowiedzenia, przedłużenia umowy,
    • polisy ubezpieczeniowe,
    • gwarancje bankowe,
    • czynsz, terminy płatności itp.,
  • Informacje o zabezpieczeniach kontraktu oraz obciążeniach naliczanych na kontrakcie,
  • Nadzór nad wykonaniem zapisów umowy najmu,
  • Aktualne zużycie mediów dla najemców (prąd, woda, telekomunikacja), wraz z możliwością importu danych z zewnętrznych czytników,
  • Rejestrowanie opłat za media,
  • Zarządzanie okresami obowiązywania umów najmu,
  • Nadzór nad aranżacją powierzchni najmowanej.
Rozliczanie i budżetowanie

Funkcjonalność umożliwia zarządzanie operacyjne i finansowe wszystkimi obiektami, które są zarządzaneprzez program do zarządzania nieruchomościami - Develogic. Moduł wspiera użytkowników w zakresie budżetowania i rozliczania obiektów handlowych i/lub biurowych, umożliwiając bieżące monitorowanie kluczowych wskaźników, kontrolę wydatków, automatyczne rozliczanie najemców oraz analizę odchyleń od planu.

Moduł umożliwia raportowanie planowanych i rzeczywistych przychodów i kosztów, a także automatyzuje cały proces rozliczeń umów poprzez seryjne fakturowanie, automatyczne wyliczanie wysokości czynszu w oparciu o parametry z umowy i obroty osiągnięte przez najemcę w danym miesiącu itp.

Podstawowe funkcjonalności:
  • weryfikacja zabezpieczeń oraz monitoring należności,
  • budżetowanie (planowanie, podział na najemców wg różnych współczynników, realizacja na podstawie faktur kosztowych),
  • optymalizacja kosztów dostawy mediów,
  • rozliczanie mediów,
  • rozliczanie opłat eksploatacyjnych,
  • automatyczne przypomnienia dotyczące dat wystawienia faktur czynszowych,
  • rejestracja dokumentów kosztowych oraz kolekcjonowanie i dystrybucja kosztów wg kluczy,
  • automatyczne generowanie faktur dla najemców:
    • na podstawie liczników i współczynników,
    • na podstawie planu i realizacji budżetu,
    • na podstawie czynszów i obrotów itp.,
  • analiza przychodów i kosztów lokalu,
  • wsparcie w windykacji należności od najemców (automatyczne generowanie zestawień zaległości wraz z generowaniem przypomnień i dokumentów wezwania do zapłaty bezpośrednio z modułu),
  • raportowanie (np. raport analityczny obiektu, obroty w czasie, przychody, przychody z tytułu wynajmu w czasie, koszty stałe, koszty zmienne, analizy rentowności najmowanych powierzchni itp.):
    • stan komercjalizacji,
    • informacje o najemcach w zakresie wynajmowanych lokali, obrotach, stawce czynszu, udzielonych rabatach czy też zadłużeniu w przedziale czasu,
    • przychody z tytułu czynszów,
    • trendy dotyczące obrotów w czasie w odniesieniu do różnych branż najemców i typów najmowanych powierzchni,
    • dynamika salda zadłużenia klientów,
  • rozliczenia płatności, generowanie not odsetkowych,
  • integracja z systemami Finansowo-Księgowymi (eksport faktur sprzedaży, księgowanie faktur kosztowych, płatności).
Zarządzanie dokumentacją i repozytorium dokumentów

Funkcjonalność dedykowana użytkownikom, którzy zajmują się wszelkiego typu dokumentami wymaganymi dla zarządzania nieruchomością (projekty, pozwolenia, uzgodnienia, decyzje administracyjne, umowy z dostawcami, dokumentacja techniczna urządzeń). Rozwiązanie pozwala na zdefiniowanie listy tych dokumentów, pozwoleń itp., które są niezbędne dla zarządzania daną nieruchomością, z jednoczesnym wyznaczeniem zadań związanych z danym dokumentem (sprawą). Moduł umożliwia wyznaczenie terminu na realizację sprawy, daty przypomnienia, zadań związanych z dokumentem oraz wyznaczenie osoby lub osób odpowiedzialnych za wykonanie zadania.

Narzędzie wspiera śledzenie zmian w dokumentach, wersjonowanie, a także usprawnia komunikację w obrębie projektów (im bardziej złożony projekt, tym ważniejsze staje się zarządzanie dokumentacją).

Dostęp do najnowszych wersji plików z dowolnego miejsca za pomocą dowolnego urządzenia wyposażonego w przeglądarkę internetową przyspiesza działanie i ułatwia komunikację z współpracownikami, działem technicznym i dostawcami.

W ramach modułu dostępna jest także funkcjonalność Repozytorium dokumentów i wniosków, stanowiąca centralne miejsce przechowywania dokumentów związanych z nieruchomością, co czyni ją idealnym programem dla biur nieruchomości.

Podstawowe funkcjonalności:
  • zawansowany mechanizm nadawania uprawnień do dokumentów,
  • skanowanie, OCR i automatyczne wprowadzanie dokumentów,
  • rejestr dokumentów w wersji cyfrowej (kompleksowe nadawanie i zarządzanie prawami do dokumentów przez użytkowników, możliwość wyszukiwania dokumentów, grupowania w tzw. skoroszyty, wiązanie dokumentów (np. faktury z umowami), generowanie szablonów i wiele innych,
  • wsparcie dla wspólnej pracy nad dokumentem (wersjonowanie dokumentów, rejestr zmian w dokumencie itp.),
  • integracja z MS Office oraz generowanie szablonów dokumentów,
  • pełnotekstowe wyszukiwanie i obsługa kodów kreskowych,
  • raporty wspierające zarządzanie,
  • poczta elektroniczna – automatyczne dodawanie dokumentów i uruchamianie procesów na podstawie skrzynek mailowych,
  • przydzielanie spraw i zadań wraz z terminami ich realizacji w powiązaniu z dokumentem (np. kończący się okres przeglądu urządzenia i przydzielenie zadania związanego z wykonaniem przeglądu),
  • automatyczne tworzenie listy kategorii spraw wg określonego wzorca dla każdego etapu,
  • podsumowanie ilości spraw aktywnych, przeterminowanych itp.,
  • obsługę różnorodnych formatów plików (m.in. Word, Excel, PDF, CAD i inne),
  • automatyczne powiadomienia o zdarzeniach związanych z dokumentami (e-mail, sms),
  • jednoczesna praca kilku osób na tym samym dokumencie,
  • akceptacja zmian oraz tworzenie procesu akceptacyjnego,
  • dyskusje na temat spraw i dokumentów dotyczących projektu.