Develogic w firmie budowlanej
 

BudżetowanieBudżetowanie

Moduł Develogic Budżetowanie to dedykowane i kompleksowe oprogramowanie dla firm deweloperskich i firm budowlanych, wspierające cały proces budżetowania projektu inwestycyjnego, począwszy od studium wykonalności, przez jego uszczegółowienie w momencie planowania budżetu, na etapie realizacji, aż po rozliczenie i weryfikację odchyleń od planu.

Moduł pozwala również na gromadzenie dokumentów, umów, faktur i płatności oraz ich bieżącą kontrolę w odniesieniu do poszczególnych linii budżetowych, wraz ze śledzeniem wskaźników takich jak IRR, ROE, NPV, Capex.

Rozbudowane mechanizmy łączenia poszczególnych budżetów cząstkowych w budżety zbiorcze i projekty pozwalają na zarządzanie wszystkimi przedsięwzięciami w jednym systemie oraz na analizowanie danych od najbardziej ogólnych do najbardziej szczegółowych.

W połączeniu z modułem Develogic Workflow uzyskujemy automatyzację w obszarze zasilania budżetów wartościami z umów i faktur, które pojawiły się w ramach obiegu zadań i dokumentów. Pozwala nam to wyeliminować podwójne wprowadzanie dokumentów kosztowych i skraca czas potrzebny na aktualizację danych w budżetach nawet o kilkanaście dni.

Zarządzanie budżetami, kosztami i projektami
 
budzetowanie
 

Proces realizacji inwestycji

Budżetowanie

Funkcjonalności modułu Budżetowanie Develogic

Studium Wykonalności i Planowanie

Funkcjonalność ta dotyczy początku procesu związanego z wprowadzeniem projektu czy inwestycji do budżetowania. Elastyczne zarządzanie projektami i budżetami jest możliwe dzięki pulpitowi menadżerskiemu. Umożliwia on zbiorcze spojrzenie na wszystkie te projekty, które są aktywne i których budżety są prowadzone w systemie. Na jednym ekranie pojawiają się więc najważniejsze informacje o etapie realizacji inwestycji, statusie budżetu, procencie zaawansowania prac oraz wszystkich innych zadaniach i dokumentach związanych z poszczególnymi budżetami i liniami budżetowymi.

W ramach Studium Wykonalności i Planowania możliwe jest zarządzanie budżetami podstawowymi (najniższy poziom) oraz tworzenie tzw. budżetów zbiorczych. Każdy budżet podstawowy składa się z pozycji głównych oraz pozycji szczegółowych z podziałem na odpowiadające każdej linii kody budżetowe. W ramach budżetu użytkownik może go dowolnie uszczegóławiać, np. dodając określoną liczbę pozycji (linii) głównych oraz podpozycji do pozycji nadrzędnych. Moduł umożliwia zarówno zarządzanie kosztami, jak i wspomnianymi budżetami podstawowymi. Do wydzielonego projektu związanego z inwestycją mamy także możliwość przyporządkowania budżetów podstawowych poszczególnych etapów inwestycji. Rozwiązanie pozwala także na tworzenie budżetów nadrzędnych (tzw. zbiorczych), na które mogą składać się poszczególne budżety podstawowe lub wybrane linie z budżetów podstawowych. Budżet zbiorczy pozwala na zebranie informacji ze wszystkich etapów realizacji inwestycji w jednym miejscu celem jej przekrojowego śledzenia i rozliczenia projektu.

Zatwierdzenie wersji budżetu z etapu Studium Wykonalności umożliwia rozpoczęcie procesu przygotowania budżetu dla statusu Planowanie. Na tym etapie wartości linii ustalone w Studium Wykonalności są zerowane, a użytkownicy odpowiedzialni za przygotowanie dokładnego budżetu określają go na podstawie ofert i kalkulacji zebranych od kontrahentów.

Po zakończonym etapie planowania budżet może zostać nadpisany budżetem ze Studium Wykonalności i przekazany do fazy Realizacji lub zatwierdzony jako obowiązujący i przekazany do etapu Realizacji.

Podstawowe funkcjonalności:
  • Tworzenie nowych projektów agregujących budżety, zadania, dokumenty itp. (definiowanie kategorii budżetu, etapu inwestycji, budynku, powierzchni całkowitej, powierzchni użytkowej, rozliczeń z najemcami, statusu budżetu itp.),
  • Obsługa budżetów podstawowych oraz budżetów zbiorczych,
  • Obsługa budżetów Generalnego Wykonawcy, Inwestora, Najemców itp.,
  • Elastyczne mechanizmy łączenia budżetów lub poszczególnych linii budżetowych,
  • Definiowanie roli Generalnego Wykonawcy (np. czy refakturuje on faktury od podwykonawców),
  • Wiązanie z budżetem innej spółki z grupy kapitałowej (np. koszt w jednym budżecie jest jednocześnie przychodem w innym budżecie),
  • Zarządzanie wersjami budżetu dla każdego z etapów (zmiany w budżecie, sprawdzanie różnic, zmiana statusu),
  • Szablony – możliwość zapisania struktury utworzonego budżetu jako szablonu do wykorzystania przy automatycznym tworzeniu struktury kosztów dla kolejnych budżetów,
  • Kopiowanie budżetów, łączenie budżetów, sumowanie, odejmowanie, mnożenie poszczególnych linii budżetowych z budżetów cząstkowych podczas tworzenia budżetu głównego:
    • ręcznie za pomocą opcji – „dodaj linię”,
    • na podstawie szablonu – „dodaj linię z szablonu” – importowana jest wówczas struktura linii budżetowej z szablonu wraz z domyślnym % sumy zaplanowanej dla każdej z linii,
    • na podstawie innego budżetu – „zaimportuj z innego budżetu” – importowana jest wówczas struktura linii z innego budżetu wraz z wprowadzonymi wartościami,
    • z pliku Excel – importowana jest struktura i wartości – nie są brane pod uwagę wyliczenia linii podrzędnych,
    • automatyczna aktualizacja procentów sumy zaplanowanej oraz wartości linii na podstawie wartości wszystkich umów, które zostały przypisane do linii budżetowej,
  • Automatyczne wyliczanie parametrów takich jak zł/PUM, procent sumy zaplanowanej, wyliczanie luki finansowej,
  • Wersjonowanie budżetów dla fazy Studium Wykonalności i Planowania,
  • Proces przekazania i uszczegółowienia budżetu ze Studium Wykonalności na etapie Planowania,
  • Etap Planowania – uszczegóławianie pozycji budżetowych w oparciu o kalkulacje i oferty zebrane od Wykonawców i Dostawców materiałów, usług itp.
  • Akceptacja Planu Budżetu – proces umożliwiający wersjonowanie budżetów dla planu i studium wraz z procesem akceptacji ostatecznej wersji do Realizacji,
  • Odchylenia od Studium Wykonalności – moduł w przejrzysty i intuicyjny sposób umożliwia weryfikację odchyleń planowanego budżetu od Studium Wykonalności (dowolnej wersji planu i studium),
  • Zarządzanie dokumentami i zadaniami – na każdym etapie istnieje możliwość powiązania dokumentu (np. oferty, kosztorysy, schematy) z dowolną pozycją budżetową,
  • Harmonogram kosztów i finansowania – możliwość zaplanowania kosztów i planowanych źródeł finansowania w czasie trwania projektu,
  • Kamienie milowe – definiowanie kamieni milowych związanych z kredytowaniem inwestycji przez bank,
  • Przekazanie do Realizacji – w momencie zatwierdzenia budżetu po etapie Planowania, zostaje on przekazany do etapu Realizacji, aktywując przypisywanie umów i faktur kosztowych do budżetów,
  • Zarządzanie uprawnieniami do projektów, budżetów, etapów budżetowania i linii budżetowych.

NA CZYM POLEGA ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI?

Aby osiągnąć zamierzony cel, konieczne jest przyjęcie odpowiedniej strategii. Zarządzanie projektami pomaga zrealizować zamierzenia, biorąc pod uwagę towarzyszące temu ryzyko i istniejące ograniczenia. Umiejętne zarządzanie projektami wpływa pozytywnie na motywację członków zespołu i na jakość komunikacji między nimi.

Aby zrozumieć, na czym polega zarządzanie projektem, skupmy się przez chwilę na samym pojęciu projektu. Jest to proces o charakterze innowacyjnym, wymagający powołania odpowiedniego zespołu, który po zakończeniu prac, ulega rozwiązaniu. Osoba zarządzająca procesem projektowym to kierownik projektu. Jego funkcją jest podział zadań pomiędzy członków zespołu i nadzór nad postępem prac.

Etapy zarządzania projektem

By zapewnić projektowi skuteczność, należy przejść przez wszystkie etapy zarządzania projektem, zwane też cyklem życia projektu. Są to:

  • Definiowanie projektu
  • Planowanie
  • Wykonanie planu projektu
  • Zamykanie projektu

Zarządzanie projektem na poziomie jego definiowania polega na zainicjowaniu projektu, szczegółowym zdefiniowaniu i stworzeniu zespołu projektowego. Kreując wizję projektu, trzeba mieć na uwadze dostępny budżet i istniejące ograniczenia czasowe. Kolejnym krokiem jest stworzenie planu projektu, uwzględniającego określenie jego struktury, przebiegu, zasobów i zawierającego inne kwestie organizacyjne. Zarządzanie projektami w fazie planowania jest bardzo istotne dla powodzenia wspólnych zamierzeń. Bierzemy tutaj pod uwagę koszty, ryzyko i ilość pracy, jaką trzeba włożyć w projekt. W kolejnym etapie, projekt jest realizowany krok po kroku, by zostać zamkniętym po ukończeniu prac. Zamykanie projektu wiąże się ze sporządzaniem raportów i wyciąganiem wniosków.

Znaczenie kontroli w zarządzaniu projektem

Odpowiedź na pytanie, kiedy przeprowadzać kontrolę postępów i jakości pracy nad projektem brzmi: nieustannie. Zarządzanie projektem wymaga ciągłego kontrolowania realizacji poszczególnych zadań na każdym etapie działań. Ocenie podlega także wydajność zespołu i wykorzystanie budżetu. Dzięki temu możliwa jest szybka reakcja, a ryzyko zostaje zminimalizowane. Zarządzanie projektami powinno wiązać się z otrzymywaniem sprawozdań z postępów.

Czym są metodyki zarządzania projektami?

Często używany termin oznacza nic innego, jak pewien zbiór technik i metod, dotyczących odpowiedniego zarządzania projektem. Metodyki zarządzania projektami zawierają taki sposób realizowania zadań, który pozwoli zakończyć projekt sukcesem. Dostępne metody zarządzania projektami są bardzo zróżnicowane pod względem podejścia i głównych założeń. Najbardziej popularne metody zarządzania projektami to PRINCE2, PMBOK czy SCRUM. Każda metoda ma swoje wady i zalety. Dobór określonej metody znacznie ułatwi zarządzanie projektem, wskaże praktyczne rozwiązania i stanowi pomoc w podejmowaniu decyzji podczas prac nad projektem.

Jakie korzyści przynosi zarządzanie projektem?

Pierwsza z nich to większa wydajność. Szacowanie ryzyka i znajomość ograniczeń usprawnia prace nad projektem i zwiększa szansę na osiągnięcie celu. Odpowiednie zarządzanie projektami wpływa także na satysfakcję Klienta, który w terminie otrzymuje gotowy produkt lub usługę. Ma to duże znaczenie dla pozyskiwania nowych Klientów i rozwoju firmy. Sprawdzone metody zarządzania projektami poprawiają efektywność pracy, a osiągane sukcesy stanowią dużą motywację dla członków zespołu, pobudzając ich kreatywność i zapał do pracy. Zarządzanie projektem pozwala zyskać przewagę nad konkurencją i otwiera nowe możliwości rozwoju. Skuteczne zarządzanie projektem poprawia także jakość świadczonych usług oraz pozytywnie wpływa na elastyczność firmy.

Zarządzanie projektami – program do zadań specjalnych

Aby skutecznie zarządzać projektami, warto wyposażyć się w odpowiedni system informatyczny. Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia tworzenie harmonogramu pracy, kontrolę nad projektem, zarządzanie budżetem, jakością, dokumentacją, ryzykiem i ewentualnymi nieprawidłowościami. Oprogramowanie do zarządzania projektami to praktyczne narzędzie, służące nie tylko do pozyskiwania bieżących informacji o postępach, kosztach i wykorzystanych zasobach. To także miejsce komunikacji uczestników projektu, pozwalające na wymianę opinii, sugestie i komentarze. Oprogramowanie do zarządzania projektami może być zaimplementowane na komputerze użytkownika lub oparte na sieci internetowej. Tego typu system ułatwia kompleksowe zarządzanie projektami. Program do tego celu dostępny jest w bogatej ofercie rynkowej, w wersji darmowej lub płatnej. Decydując się na określone oprogramowanie, warto wziąć pod uwagę potrzeby firmy i jej specyfikę.

Develogic Zarządzanie nieruchomościami – program nie tylko dla biur nieruchomości

Oprogramowanie, stworzone przez Develogic dedykowane jest firmom budowlanym, biurom nieruchomości i wynajmującym lokale. Jest to niezwykle funkcjonalne narzędzie, umożliwiające zarządzanie projektem, planowanie oraz realizację inwestycji. Oprogramowanie do zarządzania projektami Develogic to nowoczesne i użyteczne rozwiązanie, służące doskonałej organizacji pracy i podniesieniu jakości świadczonych usług.