Develogic w firmie budowlanej
 

Workflow i zarządzanie dokumentacjąWorkflow i zarządzanie dokumentacją

Moduł Develogic Workflow i Zarządzanie Dokumentacją to dedykowane i gotowe oprogramowanie dla firm budowlanych i deweloperskich, wspomagające procesy obiegu dokumentów i informacji, dostępne z dowolnego miejsca na świecie, z urządzenia wyposażonego jedynie w przeglądarkę www. Moduł zapewnia automatyczną kontrolę realizacji umów budowlanych, przy jednoczesnym powiązaniu ich z fakturami kosztowymi i zamówieniami zakupu. Informuje o stanie wykonania zaplanowanego wcześniej budżetu i wspiera rozliczanie obciążeń i kaucji gwarancyjnych z tytułu umów budowlanych. Elektroniczny dziennik budowy i proces zarządzania dokumentacją inwestycji umożliwia elastyczne zarządzanie projektem inwestycyjnym oraz bieżącą kontrolę zadań.

Z kolei elektroniczne repozytorium dokumentów firmowych oraz kancelaryjny obieg dokumentów z OCR usprawniają wspólną pracę nad dokumentami wszystkich uczestników projektu (dewelopera, generalnego wykonawcy, firmy budowlanej, inwestora itp.).

Elektroniczny obieg dokumentów, umów i faktur kosztowych
 
laptop
 

Proces realizacji inwestycji

Workflow i zarządzanie dokumentacją

Funkcjonalności modułu Develogic Workflow i Zarządzanie Dokumentacją:

Zarządzanie umowami budowlanymi

Obieg umów budowlanych umożliwia śledzenie procesu realizacji umowy oraz jej rozliczania (faktury, kaucje gwarancyjne i płatności). Dzięki rozbudowanym parametrom opisującym dokument (kaucje, obciążenia, harmonogram płatności, rodzaj umowy, sumy zatrzymanych kaucji itp.) ten program dla firm budowlanych i deweloperów, umożliwia kontrolę realizacji umowy, rozliczania prac budowlanych, kontrolę faktur, płatności i budżetów.

Dla każdej umowy zdefiniowane mogą zostać kaucje gwarancyjne i inne obciążenia (odliczane od kwot faktury). Dzięki temu system automatycznie będzie dbał o ich rozliczenie względem wystawionych przez wykonawcę faktur.

W ramach procesu możliwe jest także śledzenie poziomu realizacji umowy względem faktur w obiegu oraz faktur zaksięgowanych i już zapłaconych. System automatycznie będzie kontrolował poziom realizacji umowy z fakturami w obiegu i alarmował lub blokował akceptację faktury przekraczającej wartość umowy.

System pozwala na definiowanie oddzielnych ścieżek obiegu i akceptacji faktur dla ich różnych typów (np. faktury zwykłe kosztowe, faktury Generalnego Wykonawcy, faktury marketingowe itp.).

Umowy przechowywane są w centralnym repozytorium umów wraz z ich powiązaniami z fakturami, kaucjami i innymi dokumentami, co umożliwia łatwy do nich dostęp i ich szybkie wyszukiwanie.

Podstawowe funkcjonalności:
  • zróżnicowane ścieżki akceptacji – droga akceptacji umów budowlanych może być zróżnicowana między innymi w zależności od:
    • spółki celowej,
    • inwestycji,
    • projektu,
    • etapu,
    • budynku,
    • rodzaju umowy budowlanej,
    • kategorii kosztowych związanych z daną umową,
    • innych, dowolnych parametrów definiowanych podczas analizy przedwdrożeniowej,
  • automatyczna aktualizacja budżetów – w przypadku wdrożenia modułu Develogic Budżetowanie, proces obiegu umów budowlanych zostaje powiązany z tym modułem. Dla każdej umowy w procesie zostają automatycznie pobierane parametry z odpowiedniego budżetu kosztowego, umożliwiające powiązanie umowy z odpowiednią pozycją lub pozycjami (możliwość podziału umowy na kilka pozycji budżetowych lub kilka projektów i budżetów) w module Develogic Budżetowanie,
  • powiązanie z Develogic Budżetowanie:
    • wspólny moduł do zarządzania spółkami, inwestycjami, etapami itp.,
    • pobieranie listy budżetów, linii budżetowych,
    • synchronizacja dokumentów,
    • automatyczne dodawanie umów z obiegu do modułu Develogic Budżetowanie,
    • automatyczna aktualizacja budżetów w module Develogic Budżetowanie,
  • kontrola zakupów/zamówień – proces umów budowlanych w powiązaniu z procesem akceptacji zakupów budowlanych (system kontroluje poziomy przewidzianych budżetów kosztowych) pozwala na uniknięcie realizacji umów wykraczających poza zaakceptowany wcześniej poziom wydatków,
  • kontrola zakupów oraz wykonania i poziomu realizacji umów,
  • wsparcie dla rozliczania kaucji gwarancyjnych oraz innych obciążeń wynikających z umowy,
  • obsługa aneksów do umów,
  • powiadomienia e-mail oraz sms.

CO TO JEST SYSTEM WORKFLOW?

Poszukując nowych rozwiązań i udogodnień, usprawniających działania firmy, coraz częściej spotykamy się z angielskim określeniem workflow. Definicja mówi, że jest to nic innego, jak pewien sposób przepływu informacji pomiędzy jednostkami, które biorą udział w jej przetwarzaniu. Koalicja WFMC (WorkFlow Management Coalition) określa workflow jako: „automatyzację procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych”. W praktyce oznacza to, że każdy pracownik przedsiębiorstwa realizuje przydzielone mu zadanie, związane z przetwarzaniem dokumentu, po czym przekazuje go dalej, gdzie podlega on kolejnym zmianom.

Workflow oznacza dosłownie przepływ pracy. Wydaje się stanowić skomplikowany proces, jednak nic bardziej mylnego. Elektroniczny obieg dokumentów, jak potocznie mówi się o workflow, to ogromne ułatwienie, sprzyjające dobrej organizacji i ograniczeniu kosztów. Zasady działania systemu można przedstawić w postaci grafu, by móc zrozumieć poszczególne etapy i zależności. Z grubsza chodzi jednak o to, by stworzyć czytelne procedury przepływu dokumentów i wdrożyć je w życie. Elektroniczny system obiegu dokumentów polega na automatycznym ich przekazywaniu kolejnym pracownikom, aż do uzyskania pożądanego efektu.

Workflow software – oprogramowanie, które wspomoże pracę zespołu

Wykorzystując elektroniczny obieg dokumentów w firmie, bez problemu określimy poszczególne role, jakie pełnią pracownicy w przetwarzaniu informacji. Uda nam się także dokonać uściśleń, dotyczących stanów pośrednich plików. Istnieje specjalistyczna terminologia, związana z EOD. Elektroniczny obieg dokumentów wymaga stosowania pojęcia proces jako cyklu czynności, związanych z opracowaniem zadania. Obejmuje on wszystkie etapy przetwarzania dokumentu. Aktywność z kolei to określenie poszczególnych etapów i jednostkowych działań, podejmowanych przez danego pracownika, przy czym warto zaznaczyć, że niektóre aktywności w systemie wykonywane są automatycznie, bez udziału człowieka. Workflow wykorzystuje także pojęcie tranzycji. Mowa tutaj o warunkach, jakie muszą być spełnione, by proces zakończył się sukcesem.

Workflow management – dlaczego warto?

Elektroniczny obieg dokumentów to innowacyjna technologia, coraz częściej wykorzystywana, zwłaszcza w firmach, które wymagają sprawnej koordynacji. Zdecydowanym plusem wdrożenia systemu jest znaczące ograniczenie kosztów. System elektronicznego obiegu dokumentów jest częściowo zautomatyzowany, dzięki czemu oszczędzamy czas i nie musimy angażować kolejnych pracowników. Elektroniczna wymiana dokumentów uwalnia nas także od problemów i wydatków, związanych z ich archiwizacją. Zalety workflow możemy mnożyć. Jasny podział zadań, z uwzględnieniem posiadanych przez pracowników kwalifikacji lub praw dostępu, stanowi ogromne usprawnienie pracy i ogranicza wątpliwości, dotyczące spoczywającej na poszczególnych osobach odpowiedzialności.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to także lepsze zarządzanie i kontrola nad przepływem prac. Dzięki temu, że mamy dostęp do informacji o statusie danego dokumentu, możemy błyskawicznie zareagować na opóźnienia i natychmiastowo rozwiązywać wszelkie problemy. Workflow to doskonałe rozwiązanie także w przypadku odległych działów firmy, umożliwiające połączenie ze sobą ich pracy.

Elektroniczny obieg dokumentów – sprawne zarządzanie informacją

Oprogramowanie workflow wiąże się nie tylko z przetwarzaniem informacji i dokumentów, ale także niesie duże możliwości w zakresie zarządzania procesami biznesowymi. Ogranicza błędy pracowników, dzięki kontroli zadań składających się na poszczególne procesy. Warto także wspomnieć o bezpieczeństwie dokumentów. Nowoczesny system elektronicznego obiegu dokumentów posiada liczne zabezpieczenia, służące ochronie informacji. Skutek wprowadzenia mechanizmów workflow w firmie to szybszy obieg dokumentów pomiędzy pracownikami i lepsza wydajność. Elektroniczna wymiana dokumentów pozwala również dokonać analizy przebiegu procesów i metod pracy, umożliwiając tym samym dokonanie zmian mających na celu usprawnienie działania systemu.

Workflow – jak wpływa na pracowników?

Korzystnie. Każdy pracownik jest świadomy tego, jakie zadanie ma do wykonania, co wpływa na dobrą organizację pracy, a wymierny wkład w działanie na rzecz firmy stanowi dużą motywację. Ponadto workflow wyklucza opóźnienia, ponieważ bez problemu można ustalić, kto jest odpowiedzialny za poszczególne etapy przetwarzania informacji.

Develogic Workflow – wyjątkowe oprogramowanie dla firm budowlanych i deweloperskich

Dzięki innowacyjnemu rozwiązaniu wprowadzonemu przez Develogic, proces obiegu dokumentów odbywa się dużo szybciej i wydajniej. Produkt Develogic dedykowany jest deweloperom i wykonawcom usług budowlanych. Elektroniczna wymiana dokumentów stanowi ogromne ułatwienie na wszystkich etapach pracy, wzmaga kontrolę i usprawnia działania firm. Develogic Workflow to gotowe narzędzie i przełom w zarządzaniu informacją.